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【記者會規劃懶人包】一篇搞懂5大重點,成功舉辦記者會

記者會流程:記者發問示意圖

記者會是十分常見的行銷手法,可以透過媒體發酵來快速傳達重要資訊,但你知道記者會如何舉辦嗎?如果你正在煩惱記者會規劃的問題,千萬別錯過本文整理的記者會規劃懶人包,包含記者會流程、記者會工作分配、記者會費用估算、記者會硬體規劃等5大重點,幫助你成功舉辦記者會。

開始記者會規劃前,先瞭解舉辦記者會的作用

記者會是提升媒體曝光的好方法,無論是新品發表、公關危機處理、重要消息宣布等,都能透過記者會正式宣告,與記者們建立良好的雙向溝通,進而在短時間內取得大量曝光,達成企業行銷的目的。

如何成功舉辦記者會?記者會流程規劃5大重點一次告訴你

瞭解記者會的作用之後,接著為你整理5個記者會規劃的重點,幫助你掌握訣竅,舉辦一場成功的記者會。

記者會規劃重點1:事前規劃

除了明確制定舉辦記者會的目的之外,安排合適的場所、時間也很重要,場地是否能夠容納所有的與會記者;記者會時間是否跟重要事件(例如重要節慶、國家考試等)撞期等,做好事前規劃將有助於記者會順利舉行,讓記者會發揮最大的效果。

記者會規劃重點2:記者會工作分配

記者會的工作十分繁雜,一定要事先分配好工作,確保每一個環節都能順利運作,以下簡單整理3個重要的記者會工作,作為工作分配時的參考:

  • 媒體邀請:通常會在記者會舉辦的3~5天前發送邀請函,邀請函的內容通常包含時間、地點、流程、相關資訊等,幫助記者充分瞭解記者會的目的。
  • 場地規劃:根據過往記者會的經驗、經常往來的媒體人數等資訊,初步估算與會人數,尋找合適的記者會地點。
  • 流程控管:除了透過事前彩排,熟悉當天流程之外,建議安排合適人選協助控管流程,針對可能的突發狀況做好準備,確保記者會順利進行。

除了上述的3個記者會工作之外,會議記錄、主持人、座位安排等工作也十分重要,如果擔心漏掉任何細節,建議將記者會的每個流程仔細列出來,明確分配好工作與責任。

記者會規劃重點3:記者會硬體設備租借

記者會硬體設備:麥克風

如果場地的硬體設備不足,或是記者會有特殊的硬體需求,例如LED電視牆、燈架或音響等,可能需要事先租借。除了在場地勘查時確認場地現有的硬體設備之外,也要先瞭解記者會的需求,租借合適的硬體設備。

記者會規劃重點4:記者會費用估算

合理的費用規劃也是成功舉辦記者會的重點之一。記者會費用通常包含場租、場佈、硬體租借、主持人、攝影、藝人或KOL出席、外燴、媒體禮物等,建議在規劃前先取得預算限制,再依照比例分配各項花費,以免超出預算。

記者會規劃重點5:後續追蹤

記者會後的媒體發酵是記者會成功與否的關鍵,除了追蹤成效表現,分析記者會的效益之外,也要留意後續報導是否清楚傳達企業理念,避免產生誤解甚至造成議題失焦。

記者會硬體租借,就交給活動專家——義丞有限公司

看完上述介紹的5大重點後,相信大家都更瞭解舉辦記者會的訣竅,如果你在策劃記者會的時候,遇到硬體設備規劃的問題,歡迎隨時諮詢義丞有限公司,我們擁有超過10年的活動經驗,可以為你提供專業的舞台、視覺及音效規劃,協助把關記者會硬體環節,讓記者會發揮最大效果。

 

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